Die Volkshochschule Sylt (VHS) in der Trägerschaft des Schulverbandes Sylt sucht zum nächstmöglichen Termin zur Besetzung der Geschäftsstelle in der Alten Post eine
Verwaltungskraft (m/w/d).
Den Schwerpunkt der Tätigkeit bildet die Betreuung und Verwaltung des Kursgeschäfts der Volkshochschule. Dabei ist die Volkshochschule Sylt einer der größten Träger von Deutschkursen auf der Insel Sylt.
Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 25 Stunden. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) nach Entgeltgruppe 6. Die Einstellung erfolgt unbefristet.
Wir freuen uns auf Ihre schriftliche Bewerbung an den
Schulverband Sylt
Personal und Organisation
Andreas-Nielsen-Str. 1
25980 Sylt / OT Westerland
personal@gemeinde-sylt.de
Dies sind Ihre Aufgaben:
- Besetzung der Geschäftsstelle und Entgegennahme von Telefonaten während der Öffnungszeiten
- Entgegennahme, Eingabe und Bearbeitung von persönlichen Kursanmeldungen, Anmeldungen per Post und über das Internet
- Beratung von Migrant*innen
- Überwachung von Terminen und Belegungen
- Entgeltabwicklung mit Ermäßigungen, Rechnungsstellung und Mahnwesen auf privatrechtlicher Basis
- Betreuung von Dozent*innen (z.B. Information über organisatorische Abläufe, Schlüsselausgabe)
- Erstellen von Bescheinigungen für Teilnehmer*innen und Dozent*innen
- Unterstützung bei der Programmplanung und –erstellung
Die Wahrnehmung der Tätigkeit erfolgt insbesondere mit Hilfe des VHS-Verwaltungsprogramms SQL-BASys. Selbstverständlich erfolgt eine Schulung für dieses Programm.
Um diese interessanten und abwechslungsreichen Aufgaben mit vielen Kundenkontakten erfüllen zu können, verfügen Sie idealerweise über:
- eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung, eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement (w/m/d) oder eine für die Erfüllung der Aufgaben förderliche Ausbildung
- Sicherheit im Umgang mit MS-Office wie Word, Excel und Outlook
- Bereitschaft, sich schnell in das vhs-Verwaltungsprogramm SQL-BASys einzu-arbeiten
- Kundenfreundlichkeit und Interkulturelle Kompetenz
- Erfahrung im Umgang mit Migrant*innen
- Englischkenntnisse
- Erfahrung in der Verwaltungspraxis
- Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
Wir erwarten eine Persönlichkeit, die sich durch eigenverantwortliches, flexibles und selbständiges Arbeiten auszeichnet und gegenüber Entwicklungen und Veränderungen aufgeschlossen ist. Zudem ist die Bereitschaft zur Leistung von Mehrarbeit außerhalb der Arbeitszeiten erforderlich, insbesondere bei Veranstaltungen am Abend oder am Wochenende.
Die Wahrnehmung aller Aufgaben erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der Volkshochschule Husum, die als Kooperationspartner die Volkshochschule Sylt betreibt.
Wir bieten Ihnen:
- ein interessantes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung mit 25 Wochenstunden
- Bezahlung nach TVöD EG 6
- flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Unterstützung bei der Wohnraumsuche auf der Insel Sylt
- diverse Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Zahlung einer Inselzulage
Für weitere Informationen:
Für weitere Informationen zu dieser spannenden Aufgabe steht Ihnen die Fachdienstleiterin für Schule, Jugend, Kultur und Sport, Frau Frauke Wehrhahn telefonisch unter 04651 851 210 oder Email an frauke.wehrhahn@gemeinde-sylt.de gerne jederzeit zur Verfügung. Fragen zum Beschäftigungsverhältnis beantwortet Ihnen Frau Janina Nikolei telefonisch unter 04651 851 235 oder janina.nikolei@gemeinde-sylt.de.
Die Vorgaben des Schwerbehindertengesetzes bzw. des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), sowie des Gesetzes zur Gleichstellung der Frauen im öffentlichen Dienst für SH (GstG), werden berücksichtigt.
