Datenschutzhinweise und Informationen nach Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Mit diesem Merkblatt informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Welche Daten verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich im Wesentlichen nach dem jeweiligen Fall.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO); des Landesdatenschutzgesetzes Schleswig-Holstein (LDSG), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Landesverwaltungsgesetzes Schleswig-Holstein (LVwG) Dies umfasst
folgende Kategorien personenbezogener Daten: Stammdaten (z.B. Name, Vorname, Anschrift, Funktion), Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse) Vertragsdaten, Abrechnungsdaten sowie vergleichbare Daten.

1. Inhalte der Informationspflichten

1.1 Informationspflichten bei Direkterhebung, Art. 13 DSGVO

1.1.1 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Gemeinde Sylt,
Inselverwaltung, Andreas-Nielsen-Str. 1, 25980 Sylt/Westerland. Sie erreichen unseren
Datenschutzbeauftragten KPP Group GmbH, Hr. Jens O. Krügermann, Berliner Straße 112 a, 13189 Berlin, unter
datenschutz@gemeinde-sylt.de.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen oder
zur Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c
und e DSGVO). Dazu gehören unter anderem die folgenden Aufgaben:

-Meldewesen

• Zwecke und Rechtsgrundlage
  Die Meldebehörde hat nach § 2 Absatz 1 BMG personenbezogene Daten über die in ihrem Zuständigkeitsbereich wohnhaften Personen (Einwohner) zu registrieren, um deren Identität und Wohnungen feststellen und nachweisen
  zu können. Die in den Melderegistern gespeicherten personenbezogenen Daten werden von der Meldebehörde genutzt, um nach Maßgabe der Vorschriften über Melderegisterauskünfte (§§ 44 ff. BMG) und Datenübermittlungen (§§ 33 ff. BMG) den berechtigten Informationsbedürfnissen sowohl nicht-öffentlicher Stellen und Privatpersonen als auch öffentlicher Stellen Rechnung zu tragen sowie bei der Durchführung von Aufgaben anderer öffentlicher Stellen mitzuwirken (§ 2 Absatz 3 BMG).

Zu bestimmten Anlässen erfolgen regelmäßige Datenübermittlungen (§§ 36, 43 BMG; 1. und 2. Bundesmeldedatenübermittlungsverordnung) an andere öffentliche Stellen sowie nach § 42 BMG an öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaften. Darüber hinausgehende, auch regelmäßige Datenübermittlungen erfolgen aufgrund der Bestimmung durch Bundes- oder Landesrecht, in dem die jeweiligen zugrunde liegenden Anlässe und Zwecke der
Datenübermittlung, die Empfänger und die zu übermittelnden Daten benannt werden.

• Kategorien von Empfängern
  Die Meldebehörde darf an andere öffentliche Stellen im Inland, öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaften und den Suchdienste aus dem Melderegister Daten übermitteln, oder Daten innerhalb der Verwaltungseinheit (Gemeinde) weitergeben, soweit dies zur Erfüllung ihrer eigenen oder in der Zuständigkeit des Empfängers liegenden
  Aufgaben erforderlich ist.- Privatpersonen und nicht-öffentliche Stellen erhalten auf Antrag eine gebührenpflichtige Auskunft über einzelne personenbezogene Daten unter der Voraussetzung, dass die betroffene Person von der Meldebehörde aufgrund der Angaben des Antragstellers eindeutig identifiziert werden kann. Über eine Vielzahl nicht namentlich bezeichneter Personen kann Privatpersonen und nicht-öffentlichen Stellen auf Antrag Auskunft über die Zugehörigkeit zu einer Gruppe (z.B. ein bestimmter Geburtsjahrgang) und über bestimmte personen-bezogene Daten erteilt werden, wenn ein öffentliches Interesse festgestellt werden kann. Ausländische Stellen außerhalb der Europäischen Union werden nicht-öffentlichen Stellen gleichgesetzt.- Parteien, Wählergruppen und andere Träger von Wahlvorschlägen können im Zusammenhang mit Wahlen und Abstimmungen auf staatlicher und kommunaler Ebene Meldedaten erhalten.

  – Mandatsträger, Presse und Rundfunk dürfen bei Alters- und Ehejubiläen die mit diesem besonderen Zweck in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Daten erhalten.

  – Adressbuchverlage dürfen zum Zwecke der Veröffentlichung in gedruckten Adressbüchern lediglich einzelne abschließend aufgezählte Daten aller volljährigen Einwohner von der Meldebehörde erhalten.

  – Der Wohnungseigentümer/ Wohnungsgeber hat einen Anspruch auf Auskunft über die in seiner Wohnung gemeldeten Einwohner, soweit er ein rechtliches Interesse glaubhaft macht. Er kann sich darüber hinaus durch Rückfrage bei der Meldebehörde davon überzeugen, dass sich die Person, deren Einzug er bestätigt hat, bei der
  Meldebehörde angemeldet hat.

  – An öffentliche Stellen in anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sowie an Organe und Einrichtungen der Europäischen Union oder der Europäischen Atomgemeinschaft ist eine Datenübermittlung im Rahmen von Tätigkeiten, die ganz oder teilweise in den Anwendungsbereich des Rechts der Europäischen Union fallen, zulässig, soweit dies zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der Meldebehörde oder in der Zuständigkeit des Empfängers liegenden öffentlichen Aufgaben erforderlich ist. Voraussetzung für die Übermittlung innerhalb des EWR ist, dass die EWR-Staaten den Inhalt der Datenschutz-Grundverordnung übernehmen.

• Dauer der Speicherung
  Nach dem Wegzug oder Tod des Einwohners hat die Meldebehörde alle Daten, die nicht der Feststellung der Identität und dem Nachweis der Wohnung dienen sowie nicht für Wahl- und Lohnsteuerzwecke oder zur Durchführung von staatsangehörigkeitsrechtlichen Verfahren erforderlich sind, unverzüglich zu löschen, § 13 Abs. 1 BMG. Nach Ablauf von fünf Jahren seit Wegzug oder Tod des Einwohners werden die zur Erfüllung der Aufgaben der Meldebehörden gespeicherten Daten für die Dauer von 50 Jahren aufbewahrt und durch technische und organisatorische Maßnahmen gesichert, § 13 Abs. 2 Satz 1 BMG. Während dieser Zeit dürfen die Daten mit Ausnahme des
  Familiennamens und der Vornamen sowie früheren Namen, des Geburtsdatums, des Geburtsortes sowie bei Geburt im Ausland auch des Staates, der derzeitigen und früheren Anschriften, des Auszugsdatums sowie des Sterbedatums, des Sterbeortes sowie bei Versterben im Ausland auch des Staates nicht mehr verarbeitet werden, § 13 Abs. 2 Satz 2 BMG. Für die in § 13 Abs. 2 Satz 3 BMG bestimmten Fälle gilt das Verbot der Verarbeitung
  nicht. Für bestimmte Daten gelten nach § 14 Absatz 2 BMG kürzere Löschungsfristen.

• Ordnungsrecht

• Zwecke und Rechtsgrundlage
  Sofern die Verarbeitung durch das LVwG ausdrücklich zugelassen ist, dürfen zum Zwecke der Gefahrenabwehr personenbezogene Daten verarbeitet werden, § 177 Abs. 1 LVwG.

• Kategorien von Empfängern
  Empfänger dieser Daten können die Ordnungsbehörden, die Polizei, die Verwaltungsbehörden, die Staatsanwaltschaft oder sonstige an der Abwehr von Gefahren beteiligte Behörden oder öffentliche Stellen sein. Dabei kann es sich auch um ausländische öffentliche Stellen, sowie über- oder zwischenstaatliche Stellen handeln.

• Übermittlung an Drittstaaten
  Unter Umständen können personenbezogene Daten von den Ordnungsbehörden an Polizeidienststellen oder mit polizeilichen Aufgaben betraute andere Dienststellen in Staaten, die dem Schengener Durchführungsübereinkommen beigetreten sind, übermittelt werden, § 192 Abs. 3 LVwG.

• Dauer der Speicherung
  Die Daten werden gelöscht, sobald sich bei einer Einzelfallbearbeitung oder bei einer nach Fristen bestimmten Überprüfung herausstellt, dass sie nicht mehr erforderlich sind. Diese Fristen dürfen bei Erwachsenen grundsätzlich fünf Jahre (in besonderen Fällen zehn Jahre), bei Jugendlichen und Erwachsenen nach Vollendung des 70. Lebensjahres fünf Jahre und bei Kindern zwei Jahre ab dem letzten Speicherungsanlass nicht überschreiten, § 196 Abs. 3 LVwG.

-Bußgeldverwaltung

– Zwecke und Rechtsgrundlage

Die personenbezogenen Daten werden aufgrund von § 49c OWiG, des zweiten Abschnitts des 8. Buches der StPO (§§ 483 ff. StPO) und der §§ 35, 56 ff., 66 OWiG erhoben und verarbeitet.

• Kategorien von Empfängern
  Gemäß § 49c Abs. 2 OWiG darf die Speicherung, Veränderung und Nutzung nur bei Gerichten Staatsanwaltschaften und Verwaltungsbehörden einschließlich Vollstreckungsbehörden sowie den Behörden des Polizeidienstes erfolgen.

• Dauer der Speicherung
  Grundsätzlich werden Verfahrensakten von Bußgeldern bis zu 1000 € nach drei Jahren, über 1000 € nach fünf Jahren gelöscht, §§ 34, 49c Abs. 1 OWiG, § 489 Abs. 2 StPO. Werden personenbezogene Daten zu Zwecken der
  künftigen Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten gespeichert, so darf die die Frist bei volljährigen Personen und einer Geldbuße von mehr als 250 € fünf Jahre nicht übersteigen. In allen übrigen Fällen des § 489 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1
  – 3 StPO gilt eine maximale Frist von zwei Jahren.

• Steuer- und Abgabenverwaltung

• Zwecke und Rechtsgrundlage
  Damit die Gemeindeverwaltung ihre Aufgabe erfüllen kann, Steuern und Abgaben nach den Vorschriften der Gemeindeordnung für Schleswig-Holstein, verschiedener Steuergesetze (wie z.B. des Grundsteuergesetzes
  und des Gewerbesteuergesetzes) und des Kommunalabgabengesetzes des Landes Schleswig-Holstein in Verbindung mit der je nach Steuer- und Abgabenart zugrundeliegenden gemeindlichen Satzung gleichmäßig
  festzusetzen und zu erheben, werden personenbezogene Daten benötigt. Die personenbezogenen Daten werden in steuerlichen bzw. abgabenrechtlichen Verfahren verarbeitet, für die sie erhoben wurden.
  Die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind zunächst jeweils den einzelnen Steuer- und Abgabensatzungen zu entnehmen (beispielsweise § 11 Satzung über die Erhebung einer Hundesteuer – die Satzungen der Gemeinde Sylt sind abrufbar unter https://gemeinde-sylt.de/online-service/satzungen-verordnungen/ ).
  Darüber hinaus sind – insbesondere für die Besteuerungsverfahren der Grundsteuern A und B sowie der Gewerbesteuern – in der überwiegendenZahl der Fälle die Regelungen der Abgabenordnung anzuwenden (§§ 29b ff. Abgabenordnung).

• Kategorien von Empfängern
  Grundsätzlich sind die datenerhebenden kommunalen Behörden und die Finanzbehörden, in besonderen Fällen die deutschen Strafverfolgungsbehörden Empfänger der Daten. Auch ist eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden anderer EU-Staaten möglich, § 117a Abgabenordnung.
  Weitere Möglichkeiten der Weitergabe von personenbezogenen Daten finden sich in einzelnen Gesetzen (beispielsweise § 11 Abs. 2 KAG SH).

• Dauer der Speicherung
  Personenbezogene Daten muss die Verwaltung solange speichern, wie sie für das Besteuerungs- oder Abgabenverfahren erforderlich sind. Maßstab hierfür sind überwiegend die steuerlichen Verjährungsfristen (§§ 169 bis 171 der Abgabenordnung sowie §§ 228 bis 232 der Abgabenordnung). Die Verwaltung darf Sie betreffende personenbezogene Daten auch speichern, um diese für künftige steuerliche Verfahren zu verarbeiten (§ 88a der
  Abgabenordnung).

• Besonderheiten bei den Betroffenenrechten
  Aus den §§ 32a ff. Abgabenordnung können sich Besonderheiten in Bezug auf die Rechte der betroffenen Person ergeben.

• Vergabeverfahren

• Zwecke und Rechtsgrundlage
  Im Zuge von Vergabeverfahren ist die Erhebung personenbezogener Daten notwendig für die Abwicklung der Verfahren, beispielsweise der Eignungsprüfung, zu deren der Auftraggeber verpflichtet ist, § 122 GWB.
  Weiterhin ergibt sich die Pflicht zur Erhebung personenbezogener Daten aus der Pflicht zur öffentlichen Ausschreibung, § 55 Landeshaushaltsordnung SH.

• Kategorien von Empfänger
  Grundsätzlich nur zuständigen Verwaltungsbereiche der Gemeinde. Es können jedoch personenbezogene Daten in bestimmten, in den verschiedenen Vergabegesetzen geregelten, Fällen weitergegeben werden.

• Dauer der Speicherung
  Die Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung des gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Gemäß § 8 Abs. 4 VgV sind bestimmte Daten bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags.

– Gewerberecht 

– Zwecke und Rechtsgrundlage

Gemäß der Gewerbeordnung werden von den Gewerbetreibenden unterschiedliche personenbezogene Daten erhoben.
Damit die Gemeinde der Aufsicht über das Gewerbe nachkommen kann unterliegt beispielsweise ein Gewerbetreibender eines stehenden Gewerbes der Anzeigepflicht aus § 14 Gewerbeordnung.

• Kategorien von Empfängern
  Die personenbezogenen Daten von Gewerbetreibenden werden in der Regel von der zuständigen Behörde verarbeitet. Unter besonderen Umständen werden die Daten auch an andere öffentliche Stellen oder Unternehmen
  übermittelt.
  Die Grunddaten eines angemeldeten Gewerbetreibenden eines stehenden Gewerbes werden im Internet zur Verfügung gestellt und sind damit für jeden abrufbar.
  Weitere Daten, die nur unter den besonderen Umständen des § 14 GewO übermittelt werden dürfen, erhalten öffentliche Stellen oder andere, die ein rechtliches Interesse an der Kenntnisnahme geltend machen können. Dabei
  handelt es sich beispielsweise um Rechtsanwälte, Auskunfteien oder Versicherungen.
  Bei reglementierten Berufen können gemäß § 11c GewO personenbezogene Daten an die zuständige Stelle in anderen europäischen Ländern oder solchen des europäischen Wirtschaftsraumes übermittelt werden.

– Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden nach der Erhebung bei der Gewerbebehörde so lange gespeichert, wie dies nach Maßgabe von § 11 Abs. 6 GewO in Verbindung mit dem LDSG für die Gewerbeüberwachung erforderlich ist.

1.1.3 Empfänger und Weitergabe von Daten, Drittland

Innerhalb der Gemeindeverwaltung erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Das gilt auch für von uns beauftragte Dienstleister. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO können zu den in diesem Dokument näher dargelegten Zwecken Daten erhalten. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um Unternehmen aus den Kategorien IT-Dienstleistungen, Telekommunikation, Beratung und Consulting sowie gegebenenfalls Inkasso. Personenbezogene Daten werden von uns an Dritte nur übermittelt, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt
haben.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nicht statt und ist auch künftig nicht beabsichtigt.

1.1.4 Dauer der Speicherung bzw. Löschung personenbezogener Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die o.g. Zwecke. Ihre Daten werden erstmals ab dem Zeitpunkt der Erhebung, soweit Sie oder ein Dritter uns diese mitteilen, verarbeitet. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn das Vertragsverhältnis mit Ihnen beendet ist, sämtliche gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind und keine anderweitigen
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen. Dabei handelt es sich unter anderem um Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Das bedeutet, dass wir spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten Ihre personenbezogenen
Daten löschen. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den im Rahmen unserer Interessenabwägung relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.

1.1.5 Ihre Rechte

Bei Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz können Sie sich gern an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO und das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO.

Zu beachten sind unter Umständen besondere Regelungen des LDSG, des LVwG und anderer Gesetze. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde – für Schleswig-Holstein: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz, Holstenstraße 98, 24103 Kiel – zu (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

1.1.6 Bereitstellung personenbezogener Daten

In der Regel sind Sie dazu verpflichtet diejenigen personenbezogenen Daten bereitzustellen, die für Verarbeitung im Rahmen einer uns obliegenden rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind.

1.1.7 Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung und Durchführung von vertraglichen Beziehungen findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO, einschließlich Profiling statt.

1.2 Informationspflichten bei Dritterhebung, Art. 14 DSGVO

Werden personenbezogene Daten nicht beim Betroffenen erhoben, bestehen für uns nahezu dieselben Informationspflichten wie bei der Erhebung direkt beim Betroffenen.

Da Betroffene in diesem Falle nicht ihre Daten selbst zur Verfügung stellen, sind sie über diese bzw. die Kategorien der Daten (z.B. Adressdaten) zu informieren. Verständlicherweise müssen hier Betroffene nicht über eine etwaige Verpflichtung zur Bereitstellung informiert werden, da sie selbst nicht über die Bereitstellung entscheiden können.

Nach Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO müssen wir den Betroffenen jedoch darüber aufklären, aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und ob es sich dabei um eine öffentlich zugängliche Quelle handelt.

Beispielsweise erfolgt im Rahmen der Datenverarbeitung des § 13 Straßenausbaubeitragssatzung eine Datenerhebung nur aus bereits vorhandenen Datensätzen.

2. Form der Information

Nach Art. 12 DSGVO sind die oben dargestellten Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form zu erteilen. Dabei können sie schriftlich oder in elektronischer Form an den Betroffenen übermittelt werden. Die leicht zugängliche Form bedeutet auch, dass die Informationen in der konkreten Situation verfügbar sein müssen. Sollen die Daten also von einer anwesenden Person erhoben werden, darf die Person in der Regel nicht auf Informationen im Internet verwiesen werden. Dies gilt gleichermaßen für eine schriftliche Korrespondenz auf dem
Papierweg.

Es wird explizit erwähnt, dass dafür auch sog. standardisierte Bildsymbole verwendet werden können, um einen aussagekräftigen Überblick über die beabsichtigte Verarbeitung zu vermitteln.

Im Hinblick auf das Transparenzgebot ist stets ein Nachweis einer ordnungsgemäßen Erledigung der Informationspflichten zu erbringen (Art. 5 Abs. 1 lit. a, Abs. 2 DSGVO)

3. Zeitpunkt der Information

Bei der Direkterhebung muss der Betroffene nach Art. 13 Abs. 1 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung informiert werden.

Werden die Daten nicht beim Betroffenen erhoben, müssen wir die Informationen nach Art. 14 Abs. 3 DSGVO grundsätzlich innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch nach einem Monat erteilen. Werden die Daten allerdings zur Kommunikation mit dem Betroffenen verwendet oder sollen an einen Empfänger übermittelt werden, ist die Information zwingend zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme oder ersten Übermittlung vorzunehmen.

4. Einschränkung der Informationspflichten

Bei der Direkterhebung kann nach Art. 13 Abs. 4 DSGVO auf die Information des Betroffenen nur dann verzichtet werden, wenn dieser bereits informiert wurde.

Soweit die Daten nicht beim Betroffenen erhoben werden, sind die Informationspflichten gemäß Art. 14 Abs. 5 DSGVO in drei weiteren Fällen entbehrlich
–  Die Information ist unmöglich oder unverhältnismäßig aufwendig
–  Die Erhebung oder Übermittlung ist gesetzlich vorgeschrieben
–  Es besteht ein Berufsgeheimnis oder eine sonstige satzungsmäßige Geheimhaltungspflicht

Weiterhin kann sich eine Beschränkung der Informationspflichten aus § 8 LDSG ergeben.

5. Änderungen

Wir werden unsere Datenschutzinformationen von Zeit zu Zeit ggf. anpassen und Sie über Änderungen informieren.

Ort, Datum