Die Volkshochschule Sylt (vhs) in der Trägerschaft des Schulverbandes Sylt und die Gemeinde Sylt suchen zum nächstmöglichen Termin zur Besetzung der Geschäftsstelle in der Alten Post und der Sylt Bibliothek eine
Verwaltungskraft (m/w/d).
Bei dieser Vakanz handelt es sich um eine Anstellung in Vollzeit (derzeit 39 Stunden in der Woche).
Den Schwerpunkt der Tätigkeit bildet mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 24 Stunden die Betreuung und Verwaltung des Kursgeschäfts der Volkshochschule mit einer Vergütung in der Entgeltgruppe 6 TVöD. Die Volkshochschule Sylt ist einer der größten Träger von Deutschkursen auf der Insel Sylt. Ergänzt wird diese Tätigkeit durch Aufgaben im Bereich der Sylt Bibliothek mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 15 Stunden und einer Vergütung nach Entgeltgruppe 5 TVöD. Die Einstellung erfolgt unbefristet.
Wir freuen uns auf Ihre schriftliche Bewerbung bis zum 30. November 2023 an die
Gemeinde Sylt
Personal und Organisation
Andreas-Nielsen-Str. 1
25980 Sylt / OT Westerland
personal@gemeinde-sylt.de
Dies sind Ihre Aufgaben:
vhs Sylt
- Besetzung der Geschäftsstelle während der Öffnungszeiten
- Entgegennahme, Eingabe und Bearbeitung von persönlichen Kursanmeldungen, Anmeldungen per Post und über das Internet
- Beratung von Migrant*innen zu Kursangeboten (u.a. Deutsch als Zweitsprache, – kurz „DaZ“)
- Überwachung von Terminen und Belegungen
- Entgeltabwicklung mit Ermäßigungen, Rechnungsstellung und Mahnwesen auf privatrechtlicher Basis
- Betreuung von Dozent*innen (z.B. Information über organisatorische Abläufe, Schlüsselausgabe)
- Erstellen von Bescheinigungen für Teilnehmer*innen und Dozent*innen
- enge Zusammenarbeit mit der vhs Husum, die als Kooperationspartner die vhs Sylt betreibt
- Unterstützung bei der Programmplanung und –erstellung
Die Wahrnehmung dieser Tätigkeit erfolgt insbesondere mit Hilfe des vhs-Verwaltungsprogramms SQL-BASys. Selbstverständlich erfolgt im Rahmen der Einarbeitung eine Schulung für dieses Programm.
Sylt Bibliothek
- Ausleihe und Rückgabe von Medien
- Leseranmeldungen
- Präsentation und Pflege des Medienangebotes
- Kenntnisse des Marktangebotes
- Inventuren, Kassen- und Mahnwesen, Dokumentation, Statistik, Fortbildung
- Betreuung von drei öffentlichen Internet-PC-Arbeitsplätzen
- Hilfe bei der Durchführung von Projekten, bei Druck, Fax, Scan Leserservice
- Vermittlung der Kulturtechnik Lesen
- Vermittlung von Medienkompetenz
- Unterstützung der Leitung bei Veranstaltungsarbeit
- Kooperation mit der Fachstelle des „Bücherverein Schleswig-Holstein“
Um diese interessanten und abwechslungsreichen mit überwiegendem Kundenkontakt ausgestalteten Aufgabenbereiche erfüllen zu können, verfügen Sie idealerweise über:
- eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung, eine Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement oder eine für die Erfüllung der Aufgaben förderlichen Ausbildung
- Sicherheit im Umgang mit MS-Office wie Word, Excel und Outlook
- Bereitschaft, sich schnell in das vhs-Verwaltungsprogramm SQL-BASys einzu-arbeiten
- Kundenfreundlichkeit und interkulturelle Kompetenz
- Erfahrung im Umgang mit Migrant*innen
- Englischkenntnisse
- Erfahrung in der Verwaltungspraxis
- strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
Wir freuen uns auf eine Persönlichkeit, die sich durch eigenverantwortliches, flexibles und selbständiges Arbeiten auszeichnet und gegenüber Entwicklungen und Veränderungen aufgeschlossen ist. Zudem ist die Bereitschaft zur Leistung von Mehrarbeit außerhalb der Arbeitszeiten erforderlich, insbesondere bei Veranstaltungen am Abend oder am Wochenende.
Wir bieten Ihnen:
- ein interessantes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine unbefristete Vollzeitbeschäftigung (derzeit 39 Stunden/Woche)
- Bezahlung nach EG 6 TVöD (vhs Sylt) und EG 5 TVöD (Sylt Bibliothek)
- Tarifleistungen wie z. B. Jahressonderzahlung, Zuschuss Vermögensbildung
- flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Unterstützung bei der Wohnraumsuche auf der Insel Sylt
- diverse Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Zahlung einer Inselzulage
Für weitere Informationen:
Für weitere Informationen zu dieser spannenden Aufgabe steht Ihnen die Fachdienstleiterin für Schule, Jugend, Kultur und Sport, Frau Frauke Wehrhahn telefonisch unter 04651-851-210 oder per E-Mail an frauke.wehrhahn@gemeinde-sylt.de gerne jederzeit zur Verfügung. Fragen zum Beschäftigungsverhältnis beantwortet Ihnen Frau Arlett Böttcher telefonisch unter 04651-851-236 oder per E-Mail an arlett.boettcher@gemeinde-sylt.de.
Die Vorgaben des Schwerbehindertengesetzes bzw. des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), sowie des Gesetzes zur Gleichstellung der Frauen im öffentlichen Dienst für SH (GstG), werden berücksichtigt.
